Un proceso está listo para automatizarse cuando es estable, se repite con volumen suficiente y sigue reglas más o menos claras. Si el proceso todavía cambia según quién lo hace, automatizarlo antes de definirlo solo va a copiar esa inconsistencia a mayor velocidad.
Qué mirar para saber si un proceso está listo
Hay señales generales que ayudan a orientarse: si dos personas del equipo resuelven el mismo proceso de forma distinta, probablemente todavía no esté lo bastante definido. Si ocurre con muy poca frecuencia, el esfuerzo de automatizarlo puede no justificarse todavía. Y si una falla automatizada saldría muy cara, conviene más cuidado antes de automatizarlo por completo. Pero estas señales rara vez apuntan todas en la misma dirección al mismo tiempo — un proceso puede cumplir dos de tres y aun así no ser el candidato correcto, o al revés. Pesar esas señales entre sí, para un proceso concreto de tu empresa, es la parte que requiere mirar el caso de cerca — no una regla que se aplique igual en todos lados.
Si te parece que tu proceso está lejos de cumplir varias de estas señales, probablemente el paso anterior sea ordenarlo primero, no automatizarlo todavía.
El error de automatizar demasiado pronto
Es tentador automatizar el proceso que más molesta, aunque todavía sea informal. El problema es que automatizar un proceso indefinido no lo mejora — lo fija en su versión actual, con toda su inconsistencia incluida. Primero se define el proceso (aunque sea a mano, por un tiempo), y recién cuando se estabiliza tiene sentido automatizarlo.
Cómo lo evaluamos en Volta
Este checklist es una versión simplificada de lo que hacemos en la etapa de mapeo de procesos del Framework Volta: dibujamos el proceso tal como ocurre en la práctica, no como debería ser en el papel, para ver si realmente está en condiciones de automatizarse o si primero necesita definirse mejor.
Conclusión
No es una cuestión de "qué tan molesto es el proceso" sino de "qué tan definido está". Un proceso caótico automatizado sigue siendo caótico — solo que más rápido.